2. Google Docs

La nube

Un problema serio cuando tenemos que trabajar con muchos documentos es donde y como los guardamos. la fórmula del pendrive parecía un santo grial en el caos de las bibliotecas de archivos porque ocupaba un pequeño espacio. Pero el usuario tardó poco en descubrir las molestias que supone tener tres copias de un mismo documento; la original, la copia en el pendrive y la tercera copia en el segundo ordenador de destino; ¿cuál es la más nueva? ¿Cuál tiene que sustituir a la otra?

        La lógica pedía que se trabajara con un solo documento y que todas las modificaciones se ejercieran sobre el mismo. La lógica conducía inexorablemente a un tipo de trabajo que hoy se llama en “la nube”. La nube consiste en guardar los documentos en un solo espacio de internet. El documento está en un solo lugar, pero nosotros accedemos a él desde cualquier dispositivo, móvil, ordenador, tableta… Los cambios que se hacen en cualquier momento quedan guardados para la siguiente sesión, sea cual sea el dispositivo.

        Google organizó esta forma de trabajar con cierta visión de futuro. Creó Google Docs que además de permitir muchos dispositivos, permitían trabajar a muchos usuarios con el mismo documento. Los competidores se han multiplicado, Dropbox, Box, iCloud, etc. Pero en el seminario trabajaremos con Google, porque ya estamos registrados. Usar la misma contraseña es una ventaja.

        La pantalla de Google Docs es una de las más sencillas. Nos ofrece dos botones rojos para “Crear” un documento nuevo, o bien subir un archivo desde nuestro disco duro. Debajo de los dos iconos, en la misma barra lateral nos ofrece un listado con nuestros documentos.

Privacidad

Cuando abrimos cualquiera de nuestros documentos tenemos la posibilidad de editarlo. También compartirlo (Botón azul a la derecha). Por defecto, nuestros documentos son privados. Si clicamos en este botón elegimos que sean públicos para cualquiera o que sean públicos para aquellos que reciban el enlace del documento. Del mismo modo, en el mismo menú, podemos elegir quien puede editar y modificar ese documento. Es necesario que tenga un correo de Gmail.